Datenschutzerklärung

Sehr geehrte Webseitenbesucher,

nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind wir dazu verpflichtet, Sie darüber zu informieren, zu welchem Zweck auf unserer Webseite und im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft personenbezogene Daten erhoben und verwendet werden, auf welche Art dies geschieht und welchen Umfang dies hat. Sie können dieser Erklärung auch Informationen darüber entnehmen, welche Rechte Sie hinsichtlich des Datenschutzes haben.

Name und Anschrift des Verantwortlichen
German Ombudsman Association – Vereinigung deutscher Vertrauensanwälte e.V .

Prinz-Georg-Straße 104
40479 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 44 03 57 70
E-Mail: info@german-ombudsman-association.de
Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Webauftritts, Cookies und Newsletter-Versand

1. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Protokoll- oder Log- Dateien

Sie können die Webseite besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Schon bei einem einfachen Seitenaufruf werden aber Informationen zum Zugriff (Request-Zeile, Timestamp, Status Code, Größe des Response Bodies, Referer, der vom Client gesendet wurde, User Agent, der vom Client gesendet wurde, Remote User) gespeichert.

Das Internetangebot wird von der STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin (STRATO) im Auftrag des Vereins gehostet. Die Server von STRATO befinden sich ausschließlich in Deutschland. STRATO verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Bei jedem Zugriff auf Inhalte des Internetangebotes werden vorübergehend Daten über sogenannte Protokoll- oder Log-Dateien gespeichert, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen. Die folgenden Daten werden hierbei erhoben:

Datum und Uhrzeit des Abrufs („Timestamp“)
Name des aufgerufenen Internetdienstes, der aufgerufenen Ressource und der verwendeten Aktion („Referrer“)

Abfrage, die der Client gestellt hat („Request-Zeile“)
Übertragene Datenmenge („Response Body“)
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war („Status Code“)
IP-Adresse des aufrufenden Computers
Clientinformationen, wie u.a. welcher Browser und welches Betriebssystem genutzt wurden („User Agent“)
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO.

Die Daten aus den Protokoll- bzw. Log-Dateien dienen der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Webseite. Zudem dienen sie der Abwehr und Analyse von Angriffen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

2. Cookies

a) Was sind Cookies?
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die vom Webserver eines Seitenbetreibers beim Aufruf einer Webseite im Internetbrowser auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden und für einen späteren Abruf bereitgehalten werden. Ein Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die es der jeweiligen Webseite ermöglicht, Informationen aus dem Internetbrowser abzurufen oder zu speichern. Hierbei kann es sich um Informationen handeln, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglichen oder bestimmte Einstellungen für den erneuten Besuch der Webseite speichern. Meist werden Cookies verwendet, um eine ordnungsgemäße Funktion der Webseite zu gewährleisten oder dem Nutzer ein personalisiertes Weberlebnis bieten zu können.
b) Wofür verwenden wir Cookies?
In den von unserer Webseite auf Ihrem Computer gespeicherten Cookies werden folgende Daten gespeichert und bei einem Zugriff auf unsere Webseite an uns übermittelt:

• Spracheinstellungen
- Status der Einwilligungserteilung zur Nutzung von Cookies
- Anmeldestatus sowie Einstellungen für das Backend (z.B. den Editor)
  Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Webseiten für Nutzer zu ermöglichen und zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden oder funktionieren nicht ordnungsgemäß. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird (z.B. Speicherung Ihres Login-Status oder die Einwilligung in die Nutzung von Cookies).

Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:

Anzeige der Webseite in verschiedenen Sprachen
Mitgliederbereich (Speicherung des Anmeldestatus)
Administrationsbereich der Webseite (Speicherung von Einstellungen)
Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

c) Wie können Sie die Nutzung von Cookies steuern?

Cookies werden auf dem Computer des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Webseite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

d) Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies

Soweit wir technisch notwendige Cookies verwenden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Verwendung dieser Cookies ist notwendig, um Ihnen eine erwartungsgemäß funktionierende Webseite anbieten zu können. Hierin liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können der Verwendung der technisch notwendigen Cookies in den Einstellungen des Cookie-Banners widersprechen. Sollten Sie der Verarbeitung widersprechen, müssen Sie allerdings damit rechnen, dass die Webseite nicht mehr erwartungsgemäß funktioniert.

3. Newsletter

Sofern Sie in den Empfang von Newslettern eingewilligt haben, senden wir Ihnen Informationen zu, die für Sie im Zusammenhang mit Ihrer Mitgliedschaft von Interesse sein könnten (z.B. Pressemitteilungen, Positionspapiere, Informationen über Veranstaltungen und sonstige Aktivitäten des Vereins).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können das Abonnement jederzeit kündigen. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link am Ende der E-Mail. Mit der Kündigung widerrufen Sie gleichzeitig Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diesen Zweck. Bitte beachten Sie, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Wir weisen Sie ferner darauf hin, dass für bestimmte Newsletter und Informationen (insbesondere vereinsinterne Mitteilungen) ein Versand auch ohne Einwilligung bzw. nach Widerruf der Einwilligung rechtmäßig sein und daher erfolgen kann. Sofern es sich um relevante Informationen zu Ihrer Mitgliedschaft handelt, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. In anderen Fällen, in denen wir ein berechtigtes Interesse haben und Ihr Interesse nicht unseres überwiegt, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung liegt darin, unsere Vereinsmitglieder über relevante Aktivitäten, Veranstaltungen oder ähnliche vereinsrelevante oder öffentlichkeitswirksame Vorgänge zu informieren (siehe hierzu auch III.).

4. Mitgliederbereich

Für Vereinsmitglieder bieten wir auf unserer Webseite einen besonders geschützten Bereich (Mitgliederbereich) an, zu dem sich diese mit einer E-Mail- Adresse und einem Kennwort anmelden können.

Damit wir den Mitgliederbereich zur Verfügung stellen können, ist es zwingend erforderlich, dass wir die E-Mail-Adresse und ein zugehöriges Passwort der registrierten Vereinsmitglieder verarbeiten. Eine derartige Verarbeitung erfolgt jedoch nur dann, wenn das Vereinsmitglied sich selbst auf der Webseite registriert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das mit der Registrierung eingegangene Nutzungsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

III. Verarbeitung personenbezogener Daten von Vereinsmitgliedern (unabhängig von der Nutzung der Webseite)

1. Welche Daten werden von uns verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie eine Mitgliedschaft in unserem Verein beantragen, Mitglied des Vereins sind, sich für eine Veranstaltung anmelden oder anderweitig mit uns interagieren. Wir können auch Informationen von unseren Partnern erhalten, mit denen Sie in Verbindung stehen (z.B. als Angestellter).

Zu den personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, können Ihre Anrede, Ihr Vorname, Ihr Nachname, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Adresse sowie Ihre Telefonnummer gehören.

Wir verarbeiten auch Informationen in Bezug auf Ihre Tätigkeit, einschließlich des Ortes, an dem Sie derzeit beschäftigt sind, Ihrer Berufsbezeichnung und Ihrer beruflichen Anschrift, wenn dies für Ihre Interaktion mit uns relevant ist bzw. Sie uns diese Information übermittelt haben.

Sofern Sie Mitglied im Verein sind oder werden möchten, verarbeiten wir ggf. auch Ihre Bankdaten, einschließlich des Namens der Bank, IBAN sowie BIC- /SWIFT-Code.

Wenn Sie an unseren Veranstaltungen oder sonstigen Vereinsaktivitäten teilnehmen oder teilnehmen möchten, verarbeiten wir auch Informationen hierüber wie beispielsweise Ihre Anmelde- und Teilnahmedaten oder Fotos, auf denen Sie zu sehen sind, und die während der Veranstaltung erstellt worden sind.

Darüber hinaus verarbeiten wir sonstige Informationen, die Sie uns mitteilen wie beispielsweise Nachrichten, die Sie an uns senden.

2. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen für die folgenden Zwecke:

Bearbeitung Ihrer Anfragen und Reaktion auf sonstige von Ihnen initiierte Interaktionen,
Mitgliederverwaltung und -Betreuung einschließlich der Beitragsverwaltung und Bearbeitung von Aufnahmeanträgen,
Erstellung, Pflege und Veröffentlichung einer Mitgliederliste zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit (die Veröffentlichung Ihrer Daten in der Mitgliederliste erfolgt nur, soweit Sie hierfür Ihre Einwilligung erteilt haben),
Ermöglichung der Kommunikation zwischen Mitgliedern untereinander, insbesondere in Bezug auf gemeinsame Interessen, Teilnahme an Veranstaltungen und Arbeitsgruppen,
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und ähnlicher Aktivitäten,
Mitgliederbefragungen, insbesondere in Bezug auf vergangene und geplante Veranstaltungen des Vereins,
Vereinskommunikation, die Sie angefordert haben oder Informationen, die für Sie im Zusammenhang mit Ihrer Vereinsmitgliedschaft von Interesse sein könnten (z.B. Pressemitteilungen, Positionspapiere, Informationen über Veranstaltungen oder sonstige Aktivitäten des Vereins),
Sicherstellung der Einhaltung anwendbarer Gesetze einschließlich unserer Satzung,
Statistische Zwecke (z.B. Informationen über Teilnehmeranzahl und – zusammensetzung bei Veranstaltungen des Vereins sowie in Bezug auf unsere Mitgliederstruktur zur Verbesserung der Angebote des Vereins gegenüber seinen Mitgliedern).

Wer sind die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten?
Soweit für die Erfüllung der in Ziffer III.2. genannten Zwecke erforderlich, werden wir Ihre personenbezogenen Daten auch an andere Vereinsmitglieder und/oder Dritte übermitteln.

Zudem werden wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Dienstleister übermitteln, die für uns tätig werden. Dienstleister des Vereins, welche zum Zwecke der Mitgliederverwaltung, für den Betrieb des Internetauftritts, zur Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen des Vereins oder im Zusammenhang mit sonstigen Tätigkeiten des Vereins beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten, soweit gesetzlich erforderlich, ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Vereins.

Im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des Vereins und unserer Mitgliederverwaltung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Zudem kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen des Art. 6 DSGVO:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO): Ihre Einwilligung dient als Rechtsgrundlage, wenn Sie uns die ausdrückliche Erlaubnis erteilt haben, personenbezogene Daten für einen bestimmten Zweck zu verarbeiten. Zum Beispiel bitten wir Sie in unserem Aufnahmeantrag um Ihre Einwilligung in die Veröffentlichung bestimmter Daten im öffentlich zugänglichen Mitgliederverzeichnis.
- Erforderlichkeit für die Begründung und Verwaltung Ihrer Vereinsmitgliedschaft einschließlich Nutzung des Mitgliederbereichs auf der Webseite (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO): Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dies erforderlich ist, um Ihren Aufnahmeantrag zu bearbeiten und Ihre Mitgliedschaft (einschließlich der Beitragsverwaltung) zu verwalten und um Ihre Nutzung des Mitgliederbereichs auf der Webseite zu ermöglichen;
- Gesetzliche V erpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO): Um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, denen wir unterliegen (zum Beispiel, wenn wir von einem Gericht aufgefordert werden, Ihre

Daten offenzulegen oder das Gesetz die Übermittlung bestimmter Informationen an Behörden vorschreibt);

• Erforderlichkeit für die Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), es sei denn, wir stellen in einer Einzelfallprüfung fest, dass Ihre Interessen und Rechte unsere berechtigten Interessen bzw. die des Dritten überwiegen: Verarbeitungen auf dieser Rechtsgrundlage nehmen wir insbesondere vor, um uns vor Schäden zu schützen, indem wir illegale Aktivitäten, Betrug oder ähnliche Bedrohungen verhindern oder aufdecken; um unsere Interessen in der Öffentlichkeit oder in Fachkreisen zu vertreten, insbesondere durch Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Medienvertretern, politischen Entscheidungsträgern, Behörden und anderen Verbänden oder Organisationen; um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren; um den Nutzen einer Mitgliedschaft im Verein zu erhöhen, indem wir Netzwerk- und Kooperationsaktivitäten zwischen unseren Mitgliedern untereinander und ggf. mit anderen Interessensvertretern sowie Forschungsvorhaben und Weiterbildungsveranstaltungen ermöglichen sowie Sie über besonders vereinsrelevante Informationen informieren; um unsere zukünftigen Veranstaltungen zu verbessern und unsere Aktivitäten den Interessen unserer Mitglieder anzupassen, indem wir Statistiken, Erkenntnisse und Analysen über die Teilnahme an unseren Veranstaltungen sowie zur Mitgliederstruktur erstellen.

VI. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen nach dem Stand der Technik, um Ihre personenbezogenen Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter, Verlust, Zerstörung, Veränderung, Zugriff, Offenlegung oder Verwendung zu schützen.

Im Hinblick auf die Online-Angebote des Vereins erfolgt die Übertragung Ihrer Daten (z.B. Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihres vollständigen Namens) in der Regel über das Internet. Die Sicherheit der Übertragung kann niemals zu 100 % gewährleistet werden. Obwohl wir uns bemühen, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir daher die Sicherheit der an uns übermittelten Informationen nicht garantieren und jegliche Übermittlung erfolgt auf eigenes Risiko. Sobald wir Ihre personenbezogenen Daten empfangen haben, unternehmen wir alle zumutbaren Anstrengungen, um deren Sicherheit in unseren Systemen zu gewährleisten. Wenn wir Ihnen ein Passwort gegeben haben (oder wenn Sie ein solches festgelegt haben), das Ihnen den Zugang zu bestimmten Teilen unserer Webseite ermöglicht, sind Sie dafür verantwortlich, dieses Passwort vertraulich zu behandeln. Sie dürfen Ihr Passwort nicht an Dritte weitergeben.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es zur Zweckerfüllung oder zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten notwendig ist. Danach löschen wir Ihre Daten.

So speichern wir beispielsweise Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Vereinsmitgliedschaft, soweit dies dafür erforderlich ist. Hiervon umfasst ist auch die Anbahnung und Abwicklung Ihrer Vereinsmitgliedschaft.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwischen sechs und zehn Jahren.

Log-Dateien zur Fehlerbehebung, die ebenfalls personenbezogene Daten enthalten können, werden beim Hosting-Anbieter (STRATO) für maximal bis zu sieben Tage ausschließlich für Administratoren direkt zugänglich aufbewahrt. Danach sind sie nur noch indirekt über die Rekonstruktion von Sicherungsbändern verfügbar und werden vom Hosting-Anbieter nach Ablauf der Sicherungsfrist endgültig gelöscht.

Die Speicherdauer der Cookies und des Caches auf Ihrem Rechner liegt üblicherweise bei einem Jahr, kann aber von Ihnen in den Browsereinstellungen frei gewählt werden.

Sofern Sie in die Veröffentlichung Ihrer Daten im öffentlich zugänglichen Mitgliederverzeichnis eingewilligt haben, stellen wir diese bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder Austritt bzw. Ausschluss aus dem Verein auf unserer Webseite bereit. Sollten Sie versterben oder sollte der Verein aufgelöst werden, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten aus dem öffentlich-zugänglichen Mitgliederverzeichnis entfernen, sobald wir Kenntnis von den Umständen erlangt haben.

Wenn Sie genauere Informationen zu den anwendbaren Speicherfristen wünschen, kontaktieren Sie uns gerne unter den oben genannten Kontaktdaten.
Welche Rechte haben Sie?
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie als Betroffener das Recht,
- Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
- die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
- die unverzügliche Löschung personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),

die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),
sowie die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und zudem diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den V erantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO).
Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Sie haben ferner das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

IX. Wie erreichen Sie uns?

Bei Fragen und Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich gerne per E-Mail an info@german- ombudsman-assocication.de oder postalisch unter der Adresse German Ombudsman Association – Vereinigung deutscher Vertrauensanwälte e.V., Prinz-Georg-Straße 104, 40479 Düsseldorf an uns wenden.

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im Juli 2021 aktualisiert.